Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Besuch unserer Website

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Inhalte, Browserinformationen, Betriebssystem sowie technisch erforderliche Protokoll- und Sicherheitsdaten gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, um unsere Website technisch bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu analysieren und Missbrauch oder Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website und Plattform.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Registrierung und Verwaltung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse,
• Authentifizierungs- und Accountinformationen,
• gegebenenfalls Organisation bzw. Praxis- oder Klinikzugehörigkeit,
• Rolle und Nutzungsstatus sowie
• sicherheitsrelevante Login- und Accountinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung, Verwaltung und Sicherung des Nutzerkontos sowie zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformleistungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit Nutzer im Rahmen eines Vertrags mit einer Praxis, einem Unternehmen oder einer sonstigen Organisation auf RUBI zugreifen, kann die Verarbeitung ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bereitstellung und sicheren Verwaltung der vereinbarten Nutzerzugänge.

4. Vertrags- und Abrechnungsdaten

Für die Begründung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses verarbeiten wir Vertrags- und Rechnungsdaten, insbesondere Rechnungsanschrift, Ansprechpartner sowie Vertrags- und Zahlungsinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten werden für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

5. Nutzung von RUBI Companion

Bei Nutzung der Plattform verarbeitet RUBI die Daten und Inhalte, die für die jeweils angeforderte Funktion erforderlich sind. Hierzu können insbesondere gehören:

• gesprochene Eingaben und deren Transkriptionen,
• Texteingaben und Befundtextentwürfe,
• nutzerdefinierte Templates,
• Rechercheanfragen,
• Chat- und Bearbeitungsverläufe sowie
• technisch erforderliche Metadaten.

Diese Daten werden verarbeitet, um die vom Nutzer angeforderten Plattformfunktionen bereitzustellen, insbesondere Sprach-zu-Text-Verarbeitung, sprachliche und strukturelle Aufbereitung von Texten, Überführung von Inhalten in vorgegebene Templates sowie Recherchefunktionen.

Soweit zur Bereitstellung dieser Funktionen externe Sprach-, KI- oder Recherchedienste eingesetzt werden, werden die hierfür erforderlichen Inhalte an diese Dienste übermittelt.

RUBI verwendet Diktate, Transkripte, Befundtexte, Templates, Rechercheanfragen oder sonstige Nutzerinhalte nicht zum Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung eigener oder externer KI-Modelle.

RUBI trifft keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Bereitstellung der vereinbarten Plattformleistung erforderlich ist.

6. Keine personenbezogenen Patientendaten

RUBI Companion ist in der aktuellen Basisversion nicht für die Verarbeitung personenbezogener Patientendaten bestimmt. Nutzer dürfen daher keine Informationen in die Plattform eingeben, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Patientin oder einen identifizierten oder identifizierbaren Patienten beziehen.

Insbesondere müssen Namen, Geburtsdaten, Adressen, Kontaktdaten, Patienten-, Fall-, Untersuchungs-, Versicherungs- oder vergleichbare Identifikationsnummern sowie sonstige unmittelbar identifizierende Angaben vor einer Eingabe entfernt werden.

Darüber hinaus sind klinische Inhalte so zu reduzieren, dass eine Identifizierung einer konkreten Person auch durch die Kombination der verbleibenden Angaben nicht vernünftigerweise möglich ist.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf anderem Wege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten, insbesondere Kontaktdaten und Nachrichteninhalte, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen.

8. Empfänger und technische Dienstleister

Zur Bereitstellung unserer Website und Plattform setzen wir technische Dienstleister ein.

Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere Dienstleister aus folgenden Kategorien sein:

• Hosting-, Cloud-, Datenbank- und Authentifizierungsdienste,
• Sprachverarbeitungs- und Speech-to-Text-Dienste,
• Anbieter von KI-basierter Textverarbeitung,
• Recherche- und Suchdienste,
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister sowie
• IT-, Sicherheits- und Supportdienstleister,
• Steuerberatung, Buchhaltung und externe Rechnungsprüfung.

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist oder eine sonstige Rechtsgrundlage besteht.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

9. Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Hosting und Datenspeicherung erfolgen in Rechenzentren in Deutschland. Einzelne der in Ziffer 8 genannten Dienstleister, insbesondere im Bereich Sprachverarbeitung und KI-basierter Textverarbeitung, haben ihren Sitz in den USA; insoweit werden personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Diese Übermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Auf Anfrage informieren wir über die im Einzelfall eingesetzten Dienstleister und die jeweils einschlägigen Garantien unter datenschutz@rubi-companion.com.

10. Cookies und technisch erforderliche Technologien

Unsere Website und Plattform verwenden technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für die Bereitstellung ausdrücklich gewünschter Funktionen, insbesondere Anmeldung, Session-Verwaltung, Sicherheit und grundlegende Bedienfunktionen, erforderlich sind.

Der Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt insoweit auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Derzeit verwenden wir keine optionalen Analyse-, Tracking- oder Marketingtechnologien. Sollten solche Technologien künftig eingesetzt werden, holen wir eine erforderliche Einwilligung vor deren Nutzung ein.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Account- und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Vom Nutzer gespeicherte Plattforminhalte werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzerkontos beziehungsweise bis zu ihrer vorherigen Löschung gespeichert.

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist.

Daten aus Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, jederzeit zu widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutz@rubi-companion.com wenden.

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für RUBI Companion ist grundsätzlich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung, unser Angebot oder die rechtlichen Anforderungen wesentlich ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.